Votre entreprise est en phase de développement ? Vous nécessitez une expansion vers des locaux plus grands ? Le déménagement d’entreprise peut être envisagé à cause de multiples raisons. Toutefois, qu’il s’agisse d’une recherche d’espace plus grand, d’une meilleure localisation ou tout simplement d’un local plus beau, il est indispensable de prendre du temps à bien planifier cet événement. D’ailleurs, la planification est l’étape la plus importante et la clé de succès d’un déménagement d’entreprise. 

Que faut-il faire alors afin d’assurer le succès d’un déménagement d’entreprise ? Lisez cet article pour tout apprendre. 

6 mois avant le déménagement

L’organisation d’un déménagement d’entreprise doit être effectuée bien à l’avance, même avant 6 mois. D’ailleurs, il est recommandé de commencer l’analyse des besoins à l’avance. Pour cela, lors de la recherche des nouveaux locaux, il faut vérifier si ceux envisagés sont équipés des installations que votre entreprise nécessite. Il convient alors de vérifier l’existence de suffisamment de prise électrique, de s’assurer que votre ancien mobilier est adapté et, bien évidemment, de vérifier les espaces consacrés aux employés. De même, il est important de vérifier le bail de l’ancien local afin d’assurer que tout soit en règle. 

Il est évident que la décision d’un déménagement d’entreprise est du ressort de la direction, toutefois, il est recommandé de consulter les employés concernés. En effet, il est important de prendre en considération le confort des employés, vu que c’est grâce à eux qu’une entreprise prospère.  

3 mois avant le déménagement

Une fois le nouveau local est trouvé et le bail est signé, il est temps d’assigner un responsable de projets. Ce dernier se chargera efficacement de la planification ainsi que de la coordination de l’ensemble des tâches liées au déménagement. Si l’entreprise comporte multiples départements, il est possible de sélectionner une personne relais dans chacun d’entre eux pour faciliter la coordination des opérations et la transmission des informations. 

En outre, un déménagement d’entreprise requiert souvent l’intervention d’une entreprise professionnelle en déménagement. Le meilleur moment pour contacter une telle entreprise est 3 mois au préalable. Ainsi, vous pouvez assurer que la gestion de votre transfert sera faite selon vos exigences. 

De même, durant ce temps, il convient de penser aux rénovations qu’il faut effectuer, dans les nouveaux locaux comme dans les anciens. 

10 jours avant le déménagement

Les employés de l’entreprise ont tendance à être perplexes quelques jours avant le grand départ. Pour résoudre ce problème, il est important de leur expliquer les tâches qui les concernent ainsi que le déroulement du déménagement lui-même. Il convient alors de créer une feuille de route bien détaillée qui sera distribuée à la totalité des employés. 

Il ne faut pas également négliger la vérification de l’inventaire ainsi que les affaires et les équipements que vous allez transporter. 

Si vous allez transporter des équipements informatiques, il est important de s’assurer qu’ils soient bien emballés et qu’ils soient exempts de toute encre. 

Le jour du déménagement

Lorsque le jour du grand déménagement arrive, il est conseillé de limiter l’accès aux locaux, des anciens comme des nouveaux. D’ailleurs, il suffit de garder le personnel nécessaire et le gestionnaire du projet pour faciliter au maximum le travail des déménageurs professionnels. Ces derniers seront en charge de la manutention des meubles, des articles et des différents dossiers. Ainsi, en limitant l’accessibilité aux locaux, leur travail sera plus facile et plus ordonné. 

Les jours qui suivent le déménagement

Une fois que vous êtes bien installé dans les nouveaux locaux, il ne faut pas oublier le changement d’adresse de l’entreprise pour que les clients et les fournisseurs puissent la trouver aisément.