Dématérialisation et numérisation des documents : Quelles différences !

28Juil - by Damien - 0 - In High Tech

Ces deux termes concernent non seulement la préservation des documents, mais aussi leur flux, c’est-à-dire la manière dont les documents sont créés et communiqués/partagés. C’est pourquoi, pour être sûr de faire le bon choix pour votre entreprise, vous devez connaître la signification des 2 termes.

Dématérialisation et numérisation sont deux mots souvent utilisés comme synonymes dans le domaine de la gestion des documents. En réalité, ils ne peuvent jamais être considérés comme équivalents. De plus parce que, de nos jours, on ne devrait parler que de numérisation de documents.

Toutefois, par souci de clarté et de simplicité, nous continuerons dans cette section à faire la distinction entre dématérialisation et numérisation, en précisant tous les éléments distinctifs des deux.

Les différences entre dématérialisation et numérisation

Commençons par dissiper tout malentendu éventuel : il existe des différences précises et nettes entre la numérisation et la dématérialisation dans le domaine des documents, à savoir :

 

Dématérialisation des documents papier

Ce terme est utilisé car, aujourd’hui encore, nous vivons un moment de transition du papier vers les documents numériques. La dématérialisation est le processus de création d’un document numérique qui remplace l’original papier à toutes fins juridiques.

La dématérialisation des documents papier nécessite l’utilisation d’une variété d’outils qui sont :

  • Tout d’abord, des outils professionnels tels des scanners de documents nécessaires pour réaliser une copie numérique aussi proche que possible du document analogique original.
  • Deuxièmement, des systèmes doivent être utilisés pour certifier la validité du document numérique, tels des signatures numériques ou des horodatages.
  • Enfin, lorsque l’on parle de dématérialisation de documents, il faut toujours penser à la certification du processus et à la preuve de conformité : simplifiées, toutes deux servent à certifier que la copie numérique est parfaitement conforme à l’original analogique dont elle est tirée.

Numérisation des documents

Par rapport au précédent, ce paradigme peut être considéré comme une sorte d’évolution”. Si, en fait, la dématérialisation fait référence à des documents qui étaient à l’origine sous forme de papier, la numérisation concerne plutôt la création, la validation, la gestion et la conservation de documents qui sont créés directement sous forme numérique.

 

Même dans ce cas, il est toujours possible d’utiliser des outils tels  les signatures numériques ou les horodateurs pour vérifier et certifier la validité du document. A ces outils, il faut ensuite ajouter des programmes ou applications spécifiques pour la création proprement dite du document

 

Conservation numérique

Que l’on parle de dématérialisation ou de numérisation, la conclusion des deux processus reste la même : la conservation numérique.

Obligatoire dans l’administration publique et pour toute une série de documents également utilisés dans le secteur privé, la conservation numérique est l’ensemble des règles, procédures et technologies grâce auxquelles un document est toujours accessible, utilisable, authentique et récupérable à tout moment dans les archives.

 

La dématérialisation dans l’administration publique

Aujourd’hui, parler de dématérialisation dans l’administration publique peut, dans un certain sens, être trompeur. Tout d’abord parce que, comme mentionné au début, le terme  dématérialisation est erroné. Deuxièmement, parce qu’un processus beaucoup plus vaste, plus complexe et plus radical est en cours dans l’administration publique depuis un certain temps déjà.

Ce processus est la transformation numérique de l’administration publique. En d’autres termes, il ne s’agit plus “simplement” de documents. Le processus de transformation numérique concerne l’administration publique dans son intégralité, ce qui entraînera une refonte complète du flux de travail et de la prestation de services aux citoyens. La numérisation des documents, bien que très importante, n’est qu’une partie de l’ensemble.

Numérisation des documents

La numérisation de documents papier est un processus qui peut être divisé en cinq grandes étapes : normalisation des fichiers, numérisation des fichiers, classification, création de fichiers d’index, libération des images. Chaque étape requiert de l’attention, de l’expérience et de l’expertise pour garantir que les documents numériques soient parfaitement conformes aux originaux.