La pièce maîtresse de tout événement (séminaire, congrès, journée d’étude ou de formation, team building, foire…) est l’organisation. Voici quelques conseils essentiels pour faire de votre événement un succès

1 – DÉFINISSEZ SOIGNEUSEMENT VOS OBJECTIFS ET VOS CIBLES

Avant de vous lancer dans l’organisation de votre événement, vous devez vous poser quelques questions qui vous permettront d’établir ses premières bases.

  • Quels motifs vous poussent à organiser cet événement ?
  • Que voulez-vous faire? Créer un lien, stimuler vos équipes, lancer un nouveau produit?
  • Quels messages voulez-vous communiquer?
  • Quel type d’audience souhaitez-vous contacter ? Employés, partenaires, clients VIP ?

Il y a une multitude de raisons qui peuvent se transformer en événement à part entière, visitez notre site pour en apprendre davantage.

2 – DÉFINISSEZ SOIGNEUSEMENT VOTRE THÈME ET VOTRE FORMAT

Le choix correct du thème de votre événement est une phase de première importance car c’est grâce au thème que vous allez générer intérêt et soutien. Pour vous aider, vous devez :

Intéressez-vous aux gens qui composent votre public. Ainsi, si votre public est composé de sportifs, pourquoi ne pas leur proposer des Jeux Olympiques de team building. D’autre part, si votre public a une préférence pour des activités plus calmes, vous pouvez lui offrir un jeu d’évasion (y compris la résolution d’une énigme) ou une journée de cours de cuisine.

Le bon format :

  • Quelle heure de la journée serait la plus appropriée pour atteindre vos objectifs? Un matin, une journée, une soirée ou plusieurs jours?
  • Combien de personnes seront impliquées?

Toutes ces questions sont importantes pour pouvoir définir les zones d’accueil en fonction du thème et du concept choisi. Visitez notre site pour trouver quelques exemples utiles.

3 – DÉFINIR AVEC SOIN L’AIRE D’ACCUEIL

Au cours de votre recherche, il sera nécessaire de déterminer les sites qui répondent à vos besoins :

  • Voulez-vous un emplacement neutre, un emplacement marqué par une histoire forte?
  • Voulez-vous un emplacement ayant une réputation nationale ou internationale?

Il est également très important de se renseigner sur l’accessibilité du site.

– L’emplacement est-il facilement accessible aux personnes à mobilité réduite?

– – A-t-il un bon accès aux transports en commun, y a-t-il beaucoup de parkings accessibles?

Si vous organisez un événement d’envergure internationale, assurez-vous que l’emplacement est bien desservi par tous les principaux aéroports et gares.

Pour valider votre choix, une visite est essentielle. Vous pourrez ainsi poser toutes les questions relatives à la capacité d’accueil (aménagements possibles et adaptabilité ?), les offres concernant les services auxiliaires (support commercial et marketing, logistique de restauration, activités etc.), l’emplacement offre-t-il des espaces et des solutions variés (clé en main ou sur mesure)?

4 – DÉFINISSEZ SOIGNEUSEMENT VOTRE DATE DE RÉCEPTION

Cette étape est cruciale car elle déterminera la présence de vos invités et, implicitement, son succès. Pour cela, vous devez vérifier que votre événement est :

Pas pendant les périodes scolaires,Pas les jours fériés,En dehors des grands événements sportifs, sectoriels et nationaux.

Les dates disponibles en dehors de ces périodes sont très populaires. Vous devez donc anticiper et envoyer une demande à votre contact d’affaires dès que possible afin de faire une réservation provisoire pour la date choisie.

5 – DÉFINISSEZ SOIGNEUSEMENT VOTRE BUDGET

Cette partie consistera à trouver le juste équilibre entre le budget défini et les coûts réels de l’événement. Pour vous faciliter la tâche, établissez une liste de tous les postes de dépenses :

  • Location de locaux,
  • Mesures d’adaptation,
  • Traiteur,
  • Transport des participants,
  • Décorations,
  • Activités
  • Logistique,
  • Photographe,
  • Services offerts gratuitement,
  • Service administratif,
  • Options de paiement.

Un petit conseil, n’oubliez pas d’allouer une partie de votre budget (environ 10% du montant total), pour vous préparer aux demandes imprévues et de dernière minute qui peuvent gonfler la facture